Современные молодые люди часто стремятся начать свой бизнес, заниматься любимым делом и зарабатывать им на жизнь. Большинство из них выбирает для этого самую простую форму организации: становятся индивидуальными предпринимателями. А если сфера деятельности и особенности работы позволяют – то переходят на упрощенку или упрощенную систему налогообложения. Такой подход не предполагает очень большого объема бумаг, и тем не менее грамотное хранение и архивирование документов позволят наладить эффективную работу и избежать проблем в будущем.

Какие документы нужны ИП на упрощенке?

Прежде всего, при регистрации вы получите несколько важных документов, которые обязательно нужно хранить. Раньше индивидуальным предпринимателям выдавали свидетельство о государственной регистрации, но с 2017 году эту бумагу больше не выдают, вместо него предприниматели получают лист записи ЕГРИП. Заявление о переходе на упрощенку, уведомление о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации и все бумаги, связанные с открытием расчетного счета в банке тоже нужно хранить.

Кроме того, в процессе работы будут появляться другие документы: договоры с контрагентами, счета, акты и т.д., а по итогам каждого периода деятельности еще и налоговые декларации, а также чеки об оплате всех необходимых налогов, взносов и других платежей. Все они должны быть в порядке.

Как организовать архив для ИП

Самый простой способ – обратиться к профессионалам. Они помогут вам сделать все четко и правильно. Если же вы хотите справиться своими силами, то нужно следовать нескольким правилам:

• заведите отдельную папку для базовых, установочных документов, которые должны быть помещены в отдельные файлы каждый, для частого использования рекомендуется сделать ксерокопии, чтобы не изнашивать оригиналы
• все документы, связанные с контрагентами, нужно хранить в отдельных папках – по контрагенту и по годам, то есть все бумаги за 2019 год, связанные с вашей работой с той или иной компанией, должны храниться в одном месте, в хронологическом порядке
• отдельная папка должна быть отведена под налоговую отчетность, декларация сдается один раз в год, помимо нее, нужно хранить чеки об оплате фиксированных взносов и налогов, их платят поквартально

Для хранения бумаг желательно завести сейф или несгораемый шкаф, в котором документы будут надежно защищены. Но если это по какой-то причине невозможно, реально обойтись и простым шкафом, главное, чтобы к папкам не могли добраться дети и домашние животные (ИП часто работают из дома). Также не стоит размещать хранилище в сырых, влажных и слишком хорошо освещенных помещениях.

Очень важный этап – составление описей и каталога, который поможет ориентироваться в вашем архиве.